Archivierung

Ergänzend zu Archiven der Verwaltung sind Archivdokumente von Privatpersonen, Unternehmen und Vereinen für die historische Forschung und das Verständnis der Vergangenheit von Saarwellingen, Schwarzenholz und Reisbach (bzw. Reisweiler und Labach) unverzichtbar.

Unser Interesse ist groß, alte Schriften und Fotos, aber auch Feldpostbriefe,Totenbildchen, Postkarten, Urkunden, Familiengeschichten und Festschriften u. ä. von privaten Haushalten, Vereinen und ehemaligen Vereinen der Gemeinde Saarwellingen (inklusiver aller Ortsteile) zu erhalten.
Folgend sind einige wichtige Punkte zur Verfahrensweise erläutert:

Als Einsender

1. 1. Welche Materialien kann ich einsenden?
   • - Alte Bilder (Häuser, Klassenfotos, Familienbilder, Vereinsbilder usw.)
   • - Fotos aus den beiden Weltkriegen
   • - Feldpostbriefe
   • - Totenbildchen
   • - Postkarten
   • - Urkunden / Ehrungen
   • - Familiengeschichten
   • - Vereinsgeschichte (Chroniken, Korrespondenzen)
   • - Festschriften usw.
2. 2. Auf welchem Weg (Post, persönlich oder Email?) kann ich Materialien einsenden?
   • - per Post (aus verarbeitungstechnischen Gründen bitte ordungsgemäß verpacken) an:
     
     1. Gemeinde Saarwellingen, Kulturamt
     2. Schloßplatz 1
     3. 66793 Saarwellingen
   • - persönlich an der Information im Rathaus (Vermerk: z. Hd. Frau Rohe)
   • - Per E-Mail (Gesamtgröße des Anhangs maximal 8MB¹) an: kultur(at)saarwellingen.de

    

   ¹ Eingescannte Fotos bis 10x15cm sollten mindestens 600dpi aufweisen; bei größeren Formaten (z. B. 20x30 oder DINA4) sind 400dpi ausreichend, bei Negativen (z. B. selbst eingescannte Kleinbild-Negative) sollte die Scanauflösung mindestens 2400dpi betragen.
3. 3. Verarbeitung Ihrer Materialien
   
   Es gibt die Möglichkeit, dem Archiv der Gemeinde Saarwellingen Ihre Materialien zu schenken/hinterlassen, oder nach Digitalisierung eine Rückgabe per Email (archiv[at]saarwellingen.de) oder telefonisch (06838/5157006) zu vereinbaren. Bitte denken Sie bei der Einsendung/Abgabe daran, Ihre Postanschrift sowie Telefon-Nr. mit anzugeben, damit wir Ihnen -falls erwünscht- Ihre Unterlagen zurück senden können.
   Bitte denken Sie auch daran, sämtliche Ihnen bekannte Informationen zu den Materialien gut lesbar zu notieren, damit wir diese weiterverarbeiten können. Je nach Art der abgegebenen/eingesendeten Materialien werden diese auf dieser Webseite veröffentlicht. Gerne können wir Sie nach Erfassung Ihrer Bilder persönlich kontaktieren um einen Rückgabetermin zu vereinbaren.

Als Archivnutzer

1. 1. Warum sind die Bilder auf der Webseite so klein?
   Die Bilddaten für das Digitalarchiv Saarwellingen werden offline für eine Größe von bis zu 30x20/20x30cm aufbereitet. Aus technischen Gründen werden auf dieser Website verkleinerte Versionen der Bilddaten veröffentlicht.
2. 2. Kann man nach einer Digitalkopie bestimmter Daten/Materialien aus dem Archiv fragen?
   In solchen Fällen können Sie unser Formular über die Nutzungsbedingungen HIER herunterladen, ausfüllen und an:
   archiv[at]saarwellingen.de
   senden.
   Wir werden Ihren Antrag schnellstmöglich prüfen und uns bei Ihnen melden. Für die Anforderung/Bereitstellung von Materialien aus dem Archiv der Gemeinde Saarwellingen fallen u. U. Gebühren an. Diese sind nachzulesen in der Gebührensatzung der Gemeinde Saarwellingen, werden Ihnen in Form einer Rechnung für die Bereitstellung aber auch ausgewiesen.

Aufbewahrung digitaler Dateien

Digitale Dateien sind entweder das Ergebnis der Digitalisierung von herkömmlichen Papierdokumenten, Fotos, Karten oder Plänen u. ä. oder wurden ursprünglich als genuine elektronische Dokumente (.jpg, .tif, .doc, .xls, .pdf, ...) erstellt. Um möglichst plattformunabhängig zu bleiben, aber auch bezüglich der Dateigrösse haben wir uns für eine Speicherung von Dokumenten, Fotos, Karten und Plänen im JPG-Format (100% Qualität) entschieden. Das bevorzugte Video-Containerformat ist MP4.

• Die Aufbewahrung digitaler Dokumente ist mit besonderen Herausforderungen verbunden:
• - Die für die langfristige Archivierung verwendeten Speichermedien müssen so stabil wie möglich sein.
• - Mit der Zeit sind diese Speichermedien nicht mehr verwendbar. Seit Jahren gibt es keine neu erworbenen Computer mehr, die über ein Diskettenlaufwerk verfügen, ebenso selten sind mittlerweile Computer mit CD-ROM- oder DVD-Laufwerk.
• - Programme oder Formate, die heute sehr gängig sind, können in der Zukunft verschwinden, sodass in diesen Formaten abgespeicherte Dokumente künftig nicht mehr lesbar sein werden.
• - Die Datenintegrität (d. h. Massnahmen, damit geschützte Daten während der Verarbeitung oder Übertragung nicht durch unautorisierte Personen entfernt oder verändert werden können.) muss aufrecht erhalten werden. Auf den signierten Dokumenten müssen elektronische Signaturen fortbestehen, die Anordnung der Daten in den digitalen Dokumenten muss unverändert beibehalten werden usw.

Bezüglich der Auswahl des Aufbewahrungsmediums gibt es keine ideale Lösung, denn jeder Datenträger unterliegt dem Risiko, technisch zu veralten. Darüber hinaus ist es äußerst wichtig, dass die Daten auf mehreren Trägern gespeichert werden, bzw. eine regelmässige Datensicherung stattfindet.